Jakarta - Memahami contoh undangan interview kerja via email sangat membantu karena proses menyaring kandidat yang sesuai dan mengajak mereka ke tahap wawancara merupakan bagian penting dari peran talent acquisition maupun HR.
Meski begitu, cara perusahaan menyampaikan undangan wawancara sering kali dianggap hal kecil, padahal justru dapat membentuk kesan awal bagi pelamar.
Dengan memperhatikan detail dan menyusun undangan secara profesional—seperti pada contoh undangan interview kerja via email—perusahaan dapat meningkatkan citra positif sekaligus membuat kandidat merasa dihargai dan lebih tertarik melanjutkan proses rekrutmen.
Manfaat Optimalisasi Undangan Interview Kerja
Secara keseluruhan, penyampaian undangan wawancara yang disusun dengan baik mampu membangun kesan positif mengenai perusahaan.
Meski demikian, ada beberapa alasan tambahan mengapa pesan undangan perlu dirancang dengan lebih profesional dan efisien, antara lain:
• Menunjukkan karakter perusahaan yang rapi, transparan, dan profesional.
• Menyampaikan seluruh informasi penting secara jelas dan tidak membingungkan.
• Memberi ruang bagi kandidat untuk melakukan persiapan yang lebih matang.
• Mencegah kesalahpahaman atau kesan negatif akibat penyampaian informasi yang kurang tepat.
• Mendukung terciptanya komunikasi yang berjalan dua arah secara efektif.
Aspek Penting Undangan Interview Kerja
Dengan berbagai keuntungan yang sudah dipahami, langkah selanjutnya adalah meninjau aspek-aspek yang dapat diperbaiki agar undangan wawancara yang dikirim kepada kandidat mampu menghasilkan tanggapan yang baik dan membuat mereka lebih tertarik melanjutkan proses rekrutmen.
1. Pilihan Waktu dan Perkiraan Lama Sesi
Sediakan beberapa alternatif jadwal wawancara, karena setiap orang memiliki aktivitas pribadi yang mungkin tidak bisa diganggu. Misalnya, Anda dapat menawarkan beberapa opsi seperti:
• Senin, 9 Januari 2023 pukul 13.00–14.00
• Selasa, 10 Januari 2023 pukul 14.00–15.00
• Rabu, 11 Januari 2023 pukul 15.00–16.00
• Opsi waktu lain, silakan tuliskan: (perkiraan durasi 60 menit)
Memberikan pilihan yang fleksibel dan tidak menghubungi kandidat secara tiba-tiba sangat membantu mereka menyiapkan diri secara optimal, baik untuk menjawab pertanyaan maupun mengikuti diskusi yang direncanakan.
2. Alamat atau Tautan untuk Wawancara Daring
Keberadaan platform seperti Zoom, Microsoft Teams, dan Google Meet memungkinkan wawancara dilakukan secara online, sehingga proses rekrutmen lebih efisien.
Metode ini juga memudahkan ketika kandidat yang dicari berada pada level senior, seperti manajer atau kepala divisi, karena mereka biasanya memiliki tanggung jawab besar yang sulit ditinggalkan.
Jika perusahaan mewajibkan sesi tatap muka, pastikan informasi lokasi disampaikan secara detail, mencakup alamat lengkap, lantai, dan petunjuk penggunaan lift jika diperlukan.
Contoh undangan wawancara daring:
HRD Talentics mengundang Anda untuk mengikuti sesi Zoom terjadwal.
Topik: Sesi HR bersama Prisca Dwi Septiana (Talent Acquisition Specialist)
Waktu: 9 Januari 2023, 15.30 WIB
Tautan Zoom: https://us04web.zoom.us/j/…..
Meeting ID: 000 000 1234
Passcode: hr123
Contoh undangan wawancara dengan lokasi kantor:
Talentics Headquarter
The Manhattan Square Building Mid Tower
Jl. TB Simatupang No. Kav 1, RT.1/RW.8, Cilandak Barat, Cilandak, Jakarta Selatan 12430
(Harap menghubungi resepsionis untuk wawancara bersama HRD Talentics, Kak Prisca Dwi Septiana)
3. Tahapan Wawancara
Proses seleksi biasanya terdiri dari beberapa sesi, misalnya wawancara dengan tim HR, pertemuan dengan user, wawancara lanjutan dengan user, hingga pertemuan dengan jajaran eksekutif.
Penting bagi kandidat untuk mengetahui jenis sesi yang akan dijalani serta apa saja yang harus disiapkan—mulai dari hasil studi kasus hingga portofolio yang akan dipresentasikan kepada pewawancara.
4. Informasi Mengenai Pewawancara
Memberikan keterangan tentang jenis sesi wawancara beserta siapa yang akan mewawancarai—termasuk nama dan posisinya—sama pentingnya.
Informasi yang jelas dan lengkap mendorong kandidat menunjukkan usaha lebih, seperti melakukan riset singkat mengenai perusahaan dan individu yang akan ditemui.
5. Aturan Berpakaian
Saat ini banyak perusahaan berbasis teknologi yang menerapkan gaya berpakaian semi formal bahkan kasual, berbeda dengan perusahaan besar yang sudah mapan dan biasanya mewajibkan kemeja serta bawahan formal.
Karena itu, sangat penting menyampaikan aturan berpakaian untuk sesi wawancara agar kandidat dapat menyesuaikan diri dengan budaya kerja perusahaan.
6. Batas Waktu Konfirmasi
Menawarkan pilihan jadwal untuk pekan berikutnya akan sangat membantu kandidat dalam menyesuaikan agenda mereka.
Namun, tetap ideal untuk memberikan tenggat 1–2 hari agar kandidat dapat mengonfirmasi waktu yang paling sesuai dengan kesibukan masing-masing.
7. Profesional dan Adaptif
Meski penjadwalan telah disiapkan dengan matang, hasilnya tidak selalu berjalan sesuai rencana.
Ada kemungkinan kandidat membatalkan secara tiba-tiba atau meminta penjadwalan ulang karena kebutuhan mendesak.
Oleh sebab itu, penting bagi HR untuk tetap profesional, fokus pada hal-hal yang dapat dikendalikan, dan terus mengevaluasi proses yang berjalan agar semakin efektif.
Contoh Undangan Interview Kerja via Email yang Profesional
Sebagai referensi awal, memahami contoh undangan interview kerja via email dapat membantu perusahaan menyusun pesan yang lebih rapi, jelas, dan memberikan kesan profesional kepada setiap kandidat.
1. Undangan Wawancara Melalui Media Daring
Kepada [Nama Kandidat],
Selamat! Anda telah melewati tahap seleksi awal dan kami ingin mengundang Anda untuk mengikuti sesi wawancara terkait posisi [Job Title] di [Company Name]. Pertemuan ini akan dilaksanakan secara virtual menggunakan platform [Platform Name]. Pastikan Anda berada di tempat yang tenang dan memiliki koneksi internet yang lancar agar proses wawancara dapat berjalan tanpa gangguan.
Sesi wawancara diperkirakan berlangsung selama [Duration] dan akan dipimpin oleh [Interviewer Names and Titles]. Mohon menyesuaikan pakaian dengan ketentuan [Dress Code]. Tautan akses menuju ruang konferensi akan kami kirimkan paling lambat [Number] jam sebelum jadwal yang dipilih. Kami menantikan kesempatan untuk berdiskusi lebih jauh mengenai pengalaman dan kompetensi Anda.
Berikut beberapa pilihan waktu yang dapat Anda pilih:
[Option 1: Date and Time]
[Option 2: Date and Time]
[Option 3: Date and Time]
Mohon konfirmasikan kehadiran Anda sebelum batas waktu [Latest Time to Confirm] dengan membalas [pesan/email] ini. Terima kasih.
2. Undangan Wawancara Secara Langsung
Kepada [Nama Kandidat],
Selamat! Anda telah dinyatakan lolos seleksi awal dan kami mengundang Anda untuk menghadiri wawancara terkait posisi [Job Title] di [Company Name]. Pertemuan akan diadakan secara langsung di lokasi berikut: [Location].
Durasi sesi wawancara diperkirakan selama [Duration] dan akan dipandu oleh [Interviewer Names and Titles]. Mohon mengenakan pakaian sesuai ketentuan [Dress Code]. Kami juga menyediakan informasi mengenai area parkir serta petunjuk menuju lokasi melalui tautan yang tertera di bawah ini. Kami berharap dapat berbincang lebih jauh mengenai latar belakang dan kemampuan Anda.
Berikut alternatif jadwal yang dapat Anda pilih:
[Option 1: Date and Time]
[Option 2: Date and Time]
[Option 3: Date and Time]
Apabila jadwal tersebut tidak sesuai, silakan informasikan kepada kami agar dapat disesuaikan kembali.
Mohon memberikan konfirmasi sebelum [Latest Time to Confirm] dengan membalas [pesan/email] ini. Terima kasih.
Sebagai penutup, dengan memahami contoh undangan interview kerja via email, Anda dapat menyusun pesan yang lebih jelas, profesional, dan mampu menarik kandidat terbaik.
